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Les normes à respecter pour une caisse enregistreuse en 2019

Face à l’importance de la fraude fiscale liée à TVA ces dernières années, la Commission Européenne lance un appel à ses États membres quant à la nécessité de s’équiper d’outils visant à réduire la manipulation frauduleuse des revenus. En France, de nouvelles réglementations sont déjà en usage. La loi de Finances impose ainsi aux commerçants de se conformer à la règlementation caisse enregistreuse obligatoire en 2018

1/L’origine de ces nouvelles normes

La fraude à la TVA représente une perte colossale pour les états membres de l’UE. En France, le manque à gagner s’élève à 14 milliards d’euros. Quant aux pertes générées par les caisses enregistreuses trafiquées, elles totalisent 3 milliards d’euros par an. Le trou dans la TVA provient généralement des recettes de vente non déclarée. Des logiciels ou pratiques frauduleux permettent à certains commerçants de dissimuler une partie de leurs revenus. Ce qui suppose une absence de recettes et donc d’impôts.

Pour y remédier, la Commission Européenne a donc suggéré de nouvelles mesures, incitant les gouvernements à mettre en place un système de contrôle rigoureux. Ce processus de contrôle devra s’exécuter en deux temps :

  • Dans un premier temps, les commerçants et les professionnels de la distribution devront se munir d’un logiciel de caisse enregistreuse qui retrace toutes les transactions réalisées et affiche la comptabilité des opérations de caisse.
  • Un contrôleur fiscal viendra, lors d’une visite de contrôle, constater ces éléments. Il pourra effectuer une analyse de l’activité à partir d’une méthodologie établie, en partant des données enregistrées sur les caisses.

Cela implique aux commerçants de se mettre en conformité avec les normes imposées par l’État. Ils doivent obtenir une attestation de conformité auprès d’un organisme tiers accrédité, ou une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel.

Pour connaître tous les détails sur la règlementation des logiciels de caisse cliquez ici.

2/Quelles normes doivent désormais être respectées ?

Ainsi, un logiciel de caisse doit être certifié pour tout commerçant assujetti à la TVA. Cette certification est attribuée afin que les matériels utilisés puissent répondre aux conditions suivantes :

  • L’inaltérabilité : l’enregistrement des données d’origine relatives aux règlements doit être faisable depuis le logiciel. Elles ne peuvent pas être modifiées ni truquées. Si une modification ou une annulation est nécessaire, les opérations effectuées doivent être enregistrées. Elles doivent présenter tous les détails requis (date, heure, minute) pour que les informations fournies soient authentiques et complètes. Les données initiales doivent également être accessibles de sorte qu’on puisse les apercevoir lors du contrôle.
  • La sécurisation : le logiciel doit permettre de sécuriser les données d’origine, de modifications et celles qui ont servi de pièces justificatives. L’intégrité et la sécurisation des données doivent être garanties par un procédé technique fiable.
  • La conservation : le logiciel de caisse enregistreuse doit prévoir des clôtures de période journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice comptable). La durée de conservation des données de règlements est de 6 ans au minimum.
  • L’archivage : les données enregistrées doivent être archivées pour une périodicité ne dépassant pas une année ou un exercice comptable. Le système d’archivage doit par ailleurs prévoir un procédé technique qui assure l’intégrité des données sur la durée choisie et leur conformité avec les données sources.

La réglementation pour les caisses enregistreuses détaille toutes les informations sur les équipements fiables. Ces mesures sont émises dans le but de renforcer la lutte antifraude et réduire l’usage de logiciels permissifs pouvant effacer les ventes réglées en espèces.

Informés au fait de devoir s’équiper de caisses enregistreuses certifiées, les commerçants qui n’ont pas encore régularisé leur situation ont donc intérêt à le faire pour leur bien et celui de leur activité. Dans le cas où la règlementation en place n’est pas respectée, ils risquent une amende de 7 500 euros pour défaut de conformité. Pour être en règle vis-à-vis de la loi et des autorités, acquérir un logiciel de caisse certifié est une alternative à sérieusement envisager.

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